aidocnotes.it, della piattaforma AI!DOC (applicazione web e applicazione mobile) e dei relativi servizi. È importante che tu la comprenda, non solo che tu la legga. Per questo è scritta in linguaggio semplice e include, in fondo, un glossario dei termini tecnici in materia di protezione dei dati.
Il documento si rivolge a due categorie di lettori: chi si iscrive alla lista d'attesa dal sito e i professionisti sanitari che utilizzano la piattaforma. I pazienti dei professionisti ricevono un'informativa distinta, consegnata direttamente dal proprio professionista.
1. Chi tratta i tuoi dati e in quale ruolo
Questa è la distinzione più importante del documento, perché determina a chi rivolgersi per esercitare i propri diritti.
1.1 Titolare del trattamento
Giacomo Fazioli, Via Settala 54, Milano, C.F. FZLGCM01M15B157S, email info@aidocnotes.it.
È il Titolare del trattamento per: i dati di chi si iscrive alla lista d'attesa, i dati di registrazione e di account dei professionisti, i dati tecnici di utilizzo della piattaforma.
Non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone gli obblighi di cui all'art. 37 GDPR in ragione della natura e della scala attuale del trattamento. La valutazione è soggetta a revisione periodica.
1.2 I professionisti sanitari come autonomi Titolari
Quando un professionista sanitario utilizza la piattaforma per gestire l'anagrafica e la documentazione clinica dei propri pazienti, è lui l'unico Titolare del trattamento di quei dati. È il professionista a decidere quali dati raccogliere, per quali finalità e per quanto tempo conservarli, in conformità alla normativa sanitaria e alla propria deontologia.
In questi casi AI!DOC agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR: tratta i dati esclusivamente su istruzione del professionista, sulla base dell'Accordo sul Trattamento dei Dati sottoscritto in fase di registrazione, e non assume decisioni autonome su di essi.
Conseguenza pratica per i pazienti: chi volesse esercitare i propri diritti sui dati clinici deve rivolgersi al proprio professionista sanitario. AI!DOC non può dare autonomo riscontro a tali richieste e le trasmette al professionista competente.
Obblighi del professionista. È esclusiva responsabilità del professionista: disporre di una valida base giuridica per il trattamento dei dati dei propri pazienti; consegnare loro l'informativa prevista dall'art. 13 GDPR, menzionando l'utilizzo della piattaforma; dare riscontro alle richieste degli interessati, avvalendosi degli strumenti di esportazione e cancellazione messi a disposizione; valutare l'adeguatezza della piattaforma rispetto ai propri obblighi professionali. AI!DOC non risponde della liceità della raccolta effettuata dal professionista presso i propri pazienti.
2. Dove sono i dati e chi altro li tratta
Tutti i dati sono conservati su server situati in Germania (Hetzner Online GmbH, Norimberga), all'interno dell'Unione Europea.
2.1 Sub-responsabili del trattamento
| Fornitore | Ruolo | Ubicazione dati |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting, database, backup | Norimberga, Germania (UE) |
| Google Cloud (Vertex AI) | Trascrizione audio delle sessioni (funzionalità AI) | europe-west1 (UE) |
| Anthropic, Inc. | Generazione delle note SOAP da testo redatto (funzionalità AI) | USA, con DPA e clausole contrattuali tipo |
| Resend, Inc. | Invio email transazionali (inviti, conferme) | USA, con DPA |
Con ciascun fornitore è stato sottoscritto un accordo sul trattamento dei dati conforme all'art. 28 GDPR.
Nessun dato viene ceduto o comunicato a terzi per finalità di marketing, profilazione o rivendita.
2.2 Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
I dati clinici e l'hosting non lasciano l'Unione Europea. Fanno eccezione:
- Anthropic, Inc. (USA), che riceve esclusivamente testo già sottoposto a redazione automatica dei dati identificativi, ai fini della generazione delle note SOAP;
- Resend, Inc. (USA), che riceve gli indirizzi email necessari all'invio delle comunicazioni di servizio.
In entrambi i casi il trasferimento avviene ai sensi dell'art. 46 GDPR, sulla base di clausole contrattuali tipo e di un Data Processing Agreement sottoscritto con il fornitore.
3. Come funzionano le funzionalità di intelligenza artificiale
Quando attive, le funzionalità AI seguono questo flusso:
- Registrazione. L'audio della seduta viene trasmesso al server tramite connessione cifrata e conservato temporaneamente su infrastruttura situata in Germania.
- Trascrizione. L'audio viene trasmesso a Google Cloud (Vertex AI) nella regione
europe-west1per la conversione in testo. Il file audio contiene la voce delle persone che partecipano alla seduta e non è sottoposto a redazione, non essendo tecnicamente possibile applicarla a un contenuto audio. Il trattamento avviene interamente all'interno dell'Unione Europea. - Redazione automatica. Il testo ottenuto dalla trascrizione viene sottoposto a rimozione automatica dei dati identificativi (nomi, codici fiscali, numeri di telefono, indirizzi email) mediante tecniche di riconoscimento di entità nominate eseguite sul server.
- Generazione della nota. Solo il testo redatto viene trasmesso ad Anthropic per la generazione della bozza SOAP. Il testo non redatto non lascia mai il server.
- Eliminazione dell'audio. Completata la generazione della nota, il file audio viene eliminato in modo automatico e irreversibile. Non viene conservato.
- Validazione. La bozza è etichettata come tale e deve essere verificata e validata dal professionista prima del salvataggio.
I dati non vengono utilizzati per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale.
4. Attività di trattamento in cui AI!DOC è Titolare
| Attività e finalità | Categorie di dati | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Iscrizione alla lista d'attesa e invio dell'invito alla beta | Indirizzo email | Consenso (art. 6.1.a) | Fino alla chiusura della lista o alla revoca del consenso |
| Creazione e gestione dell'account professionale, autenticazione | Nome, cognome, email, password (in forma cifrata), professione | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Durata del rapporto + 12 mesi |
| Comunicazioni di servizio (aggiornamenti, avvisi di sicurezza, modifiche ai termini) | Nome, indirizzo email | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Durata del rapporto |
| Sicurezza della piattaforma, prevenzione di abusi, diagnostica | Indirizzo IP, dati di connessione, log tecnici, eventi applicativi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | 90 giorni |
| Registrazione delle accettazioni contrattuali | Identificativo utente, tipo e versione del documento, data e ora | Obbligo legale (art. 6.1.c) e prova | Durata del rapporto + 10 anni |
| Adempimento di obblighi di legge | Dati necessari all'adempimento | Obbligo legale (art. 6.1.c) | Secondo il termine di legge applicabile |
5. Attività di trattamento in cui AI!DOC è Responsabile per conto del professionista
In queste attività il professionista sanitario determina finalità, base giuridica e periodi di conservazione, in conformità alla normativa sanitaria e alla propria informativa. AI!DOC esegue esclusivamente le sue istruzioni.
| Attività | Categorie di dati | Finalità |
|---|---|---|
| Gestione dell'anagrafica dei pazienti | Nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, recapiti — conservati in forma cifrata | Consentire al professionista di gestire la propria attività clinica |
| Documentazione clinica in formato SOAP | Anamnesi, valutazioni, note cliniche, tecniche applicate — conservate in forma cifrata | Consentire al professionista di redigere e conservare la documentazione |
| Score e questionari clinici | NRS, GROC, PROMs e relativi punteggi | Supportare il monitoraggio dell'andamento clinico |
| Gestione degli appuntamenti | Dati identificativi del paziente, data e ora, tipo di prestazione | Organizzazione dell'agenda del professionista |
| Tracciamento delle modifiche alla documentazione | Identificativo della sessione e dell'utente, campo modificato, valori, data e ora | Garantire l'integrità e la tracciabilità della documentazione clinica |
| Esportazione e cancellazione su richiesta | Tutti i dati del paziente interessato | Consentire al professionista di dare riscontro alle richieste dei propri pazienti |
Conservazione. I dati sono conservati secondo le istruzioni del professionista e gli obblighi di conservazione della documentazione sanitaria, di norma dieci anni. Alla cessazione del rapporto il professionista dispone di un (1) anno per esportare integralmente i dati; il periodo serve a consentire l'esportazione, la transizione verso un altro fornitore e la protezione da perdite accidentali. Decorso tale termine i dati vengono cancellati in modo sicuro entro 30 giorni, salvo diversi obblighi di legge.
6. Come proteggiamo i dati
Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR:
- Cifratura in transito: tutte le comunicazioni avvengono via HTTPS con TLS 1.2 e 1.3 e HSTS attivo.
- Cifratura a riposo: i dati identificativi dei pazienti e il contenuto della documentazione clinica sono cifrati nel database con algoritmi di cifratura standard di settore.
- Credenziali: le password sono conservate esclusivamente come hash bcrypt e non sono mai leggibili.
- Controllo degli accessi: autenticazione tramite token a scadenza breve con token di rinnovo revocabili; segregazione dei dati tra account.
- Accesso amministrativo: limitato e protetto da autenticazione a chiave crittografica.
- Infrastruttura: datacenter certificato ISO 27001 nell'Unione Europea, firewall e protezione contro accessi ripetuti non autorizzati.
- Backup: copie di sicurezza periodiche cifrate, conservate in territorio dell'Unione Europea.
- Tracciabilità: le modifiche alla documentazione clinica sono registrate in un registro non modificabile.
- Redazione automatica: quando le funzionalità AI sono attive, i dati identificativi vengono rimossi dal testo prima della trasmissione ai fornitori di modelli linguistici.
7. Cancellazione dei dati
La cancellazione della documentazione clinica avviene di norma in forma logica, per preservare l'integrità della storia clinica e la tracciabilità richiesta dalla normativa sanitaria.
Su richiesta di cancellazione dell'interessato inoltrata dal professionista Titolare è disponibile la cancellazione definitiva e irreversibile dei dati del paziente, comprese le sessioni cliniche associate. L'operazione viene registrata nei log di sistema come evento, senza conservazione dei dati cancellati.
8. I tuoi diritti
Hai il diritto di: essere informato su come vengono trattati i tuoi dati; accedere ai dati che ti riguardano e ottenerne copia; rettificare dati inesatti o incompleti; ottenere la cancellazione, salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge; limitare il trattamento in determinati casi; ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (portabilità); opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse; revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento precedente.
Per esercitare questi diritti scrivi a info@aidocnotes.it. Risponderemo entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. Potremmo chiedere informazioni aggiuntive per verificare la tua identità.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it), anche via PEC all'indirizzo protocollo@pec.gpdp.it.
Se sei un paziente: le richieste relative ai dati trattati dal tuo professionista sanitario vanno indirizzate direttamente a lui, in qualità di Titolare del trattamento. AI!DOC non può dare autonomo riscontro a tali richieste.
9. Cookie
Il sito aidocnotes.it e la piattaforma non utilizzano cookie di profilazione né strumenti di analisi del traffico. Vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento (sessione, autenticazione, preferenze), per i quali non è richiesto il consenso.
10. Minori
La piattaforma è destinata esclusivamente a professionisti sanitari adulti. Non vengono raccolti consapevolmente dati di minori attraverso i moduli del sito o la registrazione.
I dati di pazienti minorenni eventualmente inseriti dal professionista nella documentazione clinica sono trattati sotto la sua esclusiva responsabilità in qualità di Titolare, che è tenuto ad acquisire il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale secondo la normativa applicabile.
11. Aggiornamenti
Questa informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche del servizio, della tecnologia o della normativa. In caso di modifiche sostanziali gli utenti registrati saranno informati via email con almeno 30 giorni di preavviso, e potrà essere richiesta una nuova accettazione.
La data dell'ultimo aggiornamento e il numero di versione sono indicati in cima a questa pagina.
Documenti collegati. Il rapporto con i professionisti registrati è disciplinato anche dai Termini di Servizio e dall'Accordo sul Trattamento dei Dati pubblicati su app.aidocnotes.it. In caso di contrasto in materia di protezione dei dati personali prevale l'Accordo sul Trattamento dei Dati.
Glossario
- Titolare del trattamento — Chi decide perché e come i dati personali vengono raccolti e trattati. Ha la responsabilità della loro protezione e del rispetto dei diritti degli interessati.
- Responsabile del trattamento — Chi tratta i dati per conto del Titolare, seguendone le istruzioni. Non prende decisioni autonome sui dati: si limita ad assistere il Titolare. AI!DOC è Responsabile quando tratta i dati dei pazienti per conto dei professionisti.
- Sub-responsabile — Il fornitore di cui il Responsabile si avvale per svolgere specifiche attività, ad esempio l'hosting dei server.
- Interessato — La persona a cui i dati personali si riferiscono.
- Base giuridica — Il fondamento normativo che rende lecito il trattamento: il consenso, l'esecuzione di un contratto, un obbligo di legge, il legittimo interesse. Per i dati sanitari trattati a fini di cura la base giuridica è l'art. 9, par. 2, lett. h) del GDPR, che non richiede il consenso del paziente.
- Categorie particolari di dati — I dati che rivelano, tra l'altro, lo stato di salute. Godono di una protezione rafforzata dall'art. 9 GDPR.
- Periodo di conservazione — Per quanto tempo i dati vengono conservati. Non possono essere conservati a tempo indeterminato: solo per il tempo necessario alla finalità o richiesto dalla legge.
- Redazione automatica (NER) — Tecnica che individua e rimuove automaticamente da un testo i dati identificativi come nomi, codici fiscali, recapiti.